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1.5.2 Estilo gerencial
DIRECCIóN
05/10/2012BN PHU

Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña (BNPHU) y su nuevo estilo en el proceso gerencial

INTRODUCCIÓN

La Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña (BNPHU), acorde con los lineamientos de políticas del superior gobierno que preside el Excelentísimo Sr. Presidente de la República, Dr. Leonel Fernández Reyna, y las disposiciones emanadas por las autoridades del área Cultural y Bibliográfica  del país, y en aras de mejorar la eficiencia técnica y económica en la ejecución de su política Bibliotecaria ha puesto durante la presente gestión, de un novedoso Proceso Gerencial, dinámico, crítico y transparente. 

Para ello, la BNPHU ha conformado un equipo técnico con vocación de servicio que permite la creación de sistemas y procedimientos administrativos transparentes e idóneos.

La BNPHU ha tenido presente que el factor administrativo por excelencia lo constituye el elemento humano. De ahí que la implementación del trabajo en equipo se ha constituido como una herramienta básica e imprescindible para la ejecución de las tareas en la organización.

Es por ello que el fundamento básico administrativo se expresa en la interpretación y consenso interno acerca de los objetivos de la institución.

En la organización se ha definido como propósito de la misma, cumplir con los objetivos y las funciones asignados en la Ley No. 502-08 Ley del Libro y  Biblioteca y por la política trazada en el marco del Plan Estratégico.

De ahí que, en la definición de las funciones y estructura orgánica del BNPHU se ha trazado el de racionalizar el proceso administrativo identificando niveles jerárquicos conforme a las funciones técnicas necesaria.

2.-  EL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE LA BNPHU

La estructura interna de La Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña se ha articulado en torno a un Plan Estratégico de mediano plazo y un Plan Operativo Anual  y a la creación de un sistema de planificación, evaluación y control.

El Plan Estratégico de la Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña (BNPHU) 2011-2013, hasido el resultado de un amplio proceso de consulta y participación  interna, en el que las diferentes Gerencias que conforman la BNPHU participaron de manera activa. Esta propuesta  pretende sentar las bases para la transición hacia una BNPHU, como reza nuestro lema “Una Biblioteca Para Los Nuevos Tiempos”  basado en el trabajo en equipo.

El Plan se encuentra estructurado en torno a ocho objetivos estratégicos que serán la base para el trabajo que se realizará durante todo este periodo, estos son:

             Renovación Institucional

             Desarrollo masivo y Procesamiento y Conservación Avanzados de Nuestras Colecciones

             Servicios Bibliotecarios y Atención al Público en Nivel de Excelencia

             Empleo Intensivo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación

             Oferta Cultural y Publicaciones Relevantes, Frecuentes y Memorables

             Estímulo a la Formación Profesional y Científico – Técnica en BCI

             Creación y Fortalecimiento del Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas (SNBP)

             Cooperación Nacional e Internacional

Vinculadas a las líneas de acción del primer objetivo, podemos citar, el desarrollo de planes y proyectos que estén  acordes con la ‘’Estrategia Nacional de Desarrollo’’ (END), mejorar la comunicación entre departamentos de manera que los Planes Operativos,  Memoria Anual, Presupuesto Anual, Ejecuciones Presupuestarias, entre otros, sigan reflejando el trabajo en equipo de la institución, entre otras.

Los demás objetivos están vinculados al mejoramiento de las normas de control y transparencia para que estas garanticen la calidad de los servicios y productos bibliotecarios que llegan a la población, la modernización de los procesos internos, manejo de Información y las nuevas y modernas infraestructuras  que posee la Institución. Cada uno de ellos posee líneas de acción claramente definidas que servirán para el logro de cada uno de estos objetivos.

El Plan Operativo Anual consiste en presentar con el mayor grado de detalles posible todas las metas que se propone alcanzar la Institución y las actividades que garanticen su materialización. Este describe la fluidez de los servicios y productos que se generan; y las actividades a desarrollar por los órganos de la institución a nivel nacional y regional, ordenados en un diagrama de tiempo, que especifica cuándo debe desarrollarse.

Basado en este Plan se elabora un programa financiero que incluye el presupuesto, el flujo de efectivo, y el estado de resultados proyectados que indica el balance neto de las operaciones.

Formulado así, el Plan Operativo Anual se somete a un proceso de discusión interna en la que participan los niveles de apoyo, Técnico-Normativo y de Ejecución, en interés de analizar, modificar y presentarlo a la Dirección, que a su vez lo refiere al Ministerio de Cultura para su aprobación final.

Se elabora una evaluación mensual que abarca todas las acciones y actividades realizadas en la institución. Dicho informe debe entregarse a la Dirección Ejecutiva el día 10 de cada mes.

Con esta evaluación mensual, el Director Ejecutivo del Instituto convoca a los responsables de los órganos de los niveles de apoyo, técnico-normativo y de ejecución a una reunión para discutir su contenido y tomar las medidas correctivas de lugar.

En lo relativo al Control del Plan, se hace énfasis en la ejecución presupuestaria de acuerdo al nivel, ponderando la continuación en la asignación de recursos, su eventual modificación o su suspensión.

Para la puesta en práctica del proceso de planificación ha sido necesario un sistema de información ágil, veraz y oportuno, de acuerdo a las necesidades de la BNPHU, a través de la recolección de datos, y procesamiento computarizado, que se ofrece como apoyo técnico a los a los diferentes órganos de la institución.

3.- EL SISTEMA DE EJECUCIÓN DE LA BNPHU   

El objetivo administrativo básico en la BNPHU, es lograr la máxima eficiencia en el uso de los recursos humanos, en los materiales y en los financieros, así se cumple con los lineamientos de políticas, los planes, los objetivos y las metas trazadas tanto en el Plan Estratégico, como en el Plan Operativo Anual.

Este objetivo de eficiencia operativa va acompañado con clara normas de calidad e idóneos procedimientos de todas sus operaciones bibliotecarias, permitiendo con ello garantizar la prestación de los servicios bibliotecarios a toda la población intelectual, académica, estudiantil y pueblo en general. 

4.-   EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En el interés de que las actividades tanto planteadas en el Plan Estratégico como en el Plan Operativo se ejecuten con una mayor eficiencia en cuanto a Control Interno, la Oficina de Auditoria, órgano de apoyo de la Dirección, elaboró una serie de procedimientos de comprobación interna mediante la fiscalización para prevenir errores, fraudes, y detectar oportunamente aquellos que puedan ocurrir, así como también para que los registros financieros reflejen informaciones correctas y de credibilidad.

En ese sentido, se han fortalecido los procedimientos de recepción, depósito y custodia de efectivo, conciliaciones bancarias y reposición de fondos. Se han incrementado los arqueos sorpresivos, los cuales se efectúan por lo menos con una frecuencia de por lo menos dos veces al mes en todas las dependencias del instituto, e implementando controles en las áreas de cuenta por cobrar e inventarios de los activos fijos.

5.- AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

El accionar administrativo de la Biblioteca se complementa con el registro de sus operaciones de forma sistemática para su posterior análisis y la consecuente evaluación y aplicación de correctivos.

Este proceso solo es posible con un buen sistema de información. Por tanto, el mismo es útil en la medida que se generen las informaciones en calidad y cantidad adecuada y en el momento oportuno.


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